Rēķinu numerācija un sērijas

Rēķinu numuri izskatās kā administratīva detaļa, bet tie ir juridiski nozīmīgi. Šis raksts skaidro, ko Latvijas likums tiešām prasa, kā fakts to nodrošina, un kāpēc rēķini paliek nepārtraukti bez robiem.

Ko tiešām prasa likums

Bieži dzirdamais mīts ir, ka rēķinu numuriem nedrīkst būt robi — piemēram, pēc rēķina Nr. 2025/003 uzreiz jāseko Nr. 2025/004. Patiesībā likums to neprasa.

Praktiskā nozīme: ja anulēsi rēķinu vai izdzēsīsi melnrakstu, skaitītājs neatkāpjas. Tas ir normāli un likumīgi. Revīzijā pietiks ar skaidrojumu par anulēto dokumentu.

Kā fakts numurē rēķinus

Katrai aktīvai sērijai fakts uztur kārtas skaitītāju datubāzē ar rindas līmeņa bloķēšanu. Tas nozīmē, ka pat ja divi rēķini tiek veidoti vienlaicīgi, tie saņem atšķirīgus numurus — dublicēšanās nav iespējama. Numurs tiek piešķirts brīdī, kad nospied Saglabāt, ne agrāk.

Numura formātu nosaki tu pats iestatījumos: prefikss (piemēram, INV vai 2025), atdalītājs un ciparu skaits. Piemēram: INV-2025-001 vai R/2025/001.

Sērijas un ikgadējā atiestatīšana

Sērija ir nosaukta numuru virkne — tu vari izveidot vairākas. Izplatīti piemēri:

• Viena vispārēja sērija visiem klientiem.
• Atsevišķa sērija projektiem un atsevišķa atkārtotiem pakalpojumiem.
• Sērija zem viena uzņēmuma un cita — zem otra (ja esi reģistrēts vairākos uzņēmumos).

Katrai sērijai vari iestatīt, vai tā atiestatās katru gadu (t. i., janvārī skaitītājs atgriežas uz 1) vai skaitās nepārtraukti. Lielākajai daļai Latvijas uzņēmumu ir ērtāk ar ikgadējo atiestatīšanu — numuri ir īsāki un sakārtotāki grāmatvedībā.

Kad sākas jauns gads, fakts turpina ar iepriekšējo sēriju vai izveido jaunu atkarībā no taviem iestatījumiem. Pārbaudi Iestatījumi → Numerācija, lai pārliecinātos, ka viss ir kā vēlies pirms janvāra pirmā rēķina.