Rēķinu numerācija un sērijas

Rēķinu numuri izskatās pēc administratīvas detaļas, bet tie ir juridiski nozīmīgi. Šis raksts skaidro, ko Latvijas likums tiešām prasa un kā Fakts piešķir numurus.

Ko tiešām prasa likums

Bieži dzirdams mīts ir, ka rēķinu numuriem nedrīkst būt robi, piemēram, pēc rēķina Nr. 2025/003 uzreiz jāseko Nr. 2025/004. Patiesībā likums to neprasa.

Praktiskā nozīme: izskaidrojams robs ir likumīgs, un pārbaudes gadījumā pietiek ar skaidrojumu par izlaisto numuru. Fakts robus lielākoties nemaz neveido: rēķins saņem numuru tikai tad, kad to izraksta, tāpēc izdzēsts melnraksts numuru neizlieto.

Kā Fakts numurē rēķinus

Katrai sērijai Fakts uztur kārtas skaitītāju datubāzē ar rindas līmeņa bloķēšanu. Tas nozīmē, ka pat tad, ja divi rēķini tiek izrakstīti vienlaicīgi, tie saņem atšķirīgus numurus, un dublēšanās nav iespējama. Numurs tiek piešķirts, kad rēķinu izraksta, nevis kad saglabā melnrakstu, tāpēc rēķini tiek numurēti tādā secībā, kādā tos izraksta.

Rēķina formā redzams, kurš numurs būs nākamais, bet melnrakstam numura nav, kamēr to neizraksta. Ja vajag, varat ierakstīt savu numuru, un melnraksts to paturēs. Ja jūsu numurs atbilst formātam, nākamie automātiskie numuri turpinās pēc tā.

Numura formātu nosakāt sadaļā Iestatījumi → Numerācija: ar ko numurs sākas (piemēram, INV), vai tajā ir gads, kāds ir atdalītājs un cik ciparu ir skaitītājam. Piemēram: INV-26-001 vai R/2026/001. Blakus redzams jūsu nākamais numurs.

Sērijas un ikgadējā atiestatīšana

Fakts numurē trīs dokumentu veidus katru savā sērijā: rēķinus, kredītrēķinus un piedāvājumus. Katrai sērijai ir savs skaitītājs, bet formāts visām ir kopīgs.

Skaitītājs katru janvāri sāk no jauna ar 1. Tāpēc atstājiet formātā gadu: tad numuri no dažādiem gadiem neatkārtojas, paliek īsi un grāmatvedībā sakārtoti.